Certificat de travail en Suisse : le guide complet (art. 330a CO)

En Suisse, tout employé peut demander un certificat de travail en tout temps, pendant l'emploi, à son départ et encore des années plus tard (art. 330a CO). Le certificat complet décrit le poste et évalue le travail et la conduite. À la demande expresse de l'employé, il se limite à la nature et à la durée des rapports de travail. Il s'agit alors d'une attestation de travail.

Un certificat complet doit être véridique, bienveillant, complet et clair. Ce que cela implique pour le texte est expliqué plus bas, avec une structure type et des exemples de formulations.

Base légale

1 Le travailleur peut demander en tout temps à l'employeur un certificat portant sur la nature et la durée des rapports de travail, ainsi que sur la qualité de son travail et sa conduite.

2 À la demande expresse du travailleur, le certificat ne porte que sur la nature et la durée des rapports de travail.

La loi ne règle ni la longueur, ni la structure, ni le délai de remise. Les règles sur le contenu viennent de la jurisprudence et de la doctrine. Selon la doctrine dominante, le droit se prescrit par dix ans après la fin des rapports de travail (art. 127 CO). Pour les apprentis, l'art. 346a CO prévoit un certificat d'apprentissage qui indique d'office le métier appris et la durée de l'apprentissage, et n'évalue le travail et la conduite que sur demande.

Si seules la nature et la durée de l'emploi doivent être confirmées, vous trouverez un modèle dans l'article Attestation de travail en Suisse.

Certificat intermédiaire et certificat final

Un certificat intermédiaire peut être demandé à tout moment, sans justification. On le demande typiquement lors de l'arrivée d'un nouveau supérieur, d'une réorganisation, d'un changement de poste dans l'entreprise ou avant un long congé. Le demander à répétition sans aucune raison peut toutefois constituer un abus de droit.

Le certificat final suit au départ et doit rester cohérent avec un certificat intermédiaire récent. S'il est nettement moins bon, l'employeur doit pouvoir expliquer ce qui a changé depuis. Le certificat intermédiaire est rédigé au présent et ne mentionne pas de motif de départ, le certificat final est au passé et se termine par une formule finale.

Ce qui fait un certificat correct

D'abord, il doit être véridique. Les faits doivent être exacts, et les appréciations doivent se mesurer à ce qui est usuel dans la branche. Suppositions et incidents isolés n'y ont pas leur place.

Il doit être bienveillant, c'est-à-dire ne pas compliquer inutilement l'avenir professionnel de l'employé. Il n'en découle aucun droit à un bon certificat. Des remarques négatives sont admises si elles sont exactes et importantes pour l'image d'ensemble. Si vérité et bienveillance entrent en conflit, la vérité l'emporte. Un employeur qui tait un détournement de fonds risque d'en répondre envers le prochain employeur.

Il doit être complet et couvrir les tâches essentielles, les prestations et le comportement. Les lecteurs regardent aussi ce qui manque. Si le certificat ne dit pas un mot de la collaboration en équipe, ou de la conduite pour un cadre, cela se remarque et se lit comme une critique.

Enfin, il doit être clair. Les formules qui décrivent l'effort plutôt que le résultat, comme « s'est efforcé de » ou « a fait preuve de bonne volonté », passent pour des critiques déguisées et n'ont pas leur place dans un certificat correct.

Structure

L'employeur choisit librement la structure. Cet ordre a fait ses preuves :

1. le titre, « Certificat de travail » ou « Certificat de travail intermédiaire »
2. prénom, nom et date de naissance, parfois aussi le lieu d'origine
3. entrée, sortie et fonction, avec le taux d'activité en cas de temps partiel
4. une phrase sur l'entreprise, pour que les lecteurs externes situent le poste
5. tâches et responsabilités, les plus importantes d'abord, avec promotions et suppléances
6. les prestations, soit les connaissances, la qualité et la quantité du travail, l'autonomie et les résultats concrets
7. le comportement envers les supérieurs, les collègues et la clientèle, et la conduite pour les cadres
8. une appréciation globale en une phrase
9. le motif de départ, en principe seulement à la demande de l'employé
10. remerciements, regrets et vœux
11. lieu, date, signatures

Exemples de formulations

Les phrases suivantes vont de neutre à bon.

• Tâches : « En tant que responsable de la comptabilité fournisseurs, Mme Dupont traitait de manière autonome quelque 600 factures par mois et préparait les clôtures mensuelles. »
• Prestations : « Elle maîtrisait parfaitement les processus de son domaine et travaillait avec précision et fiabilité, même dans les périodes de pointe. »
• Résultat : « À son initiative, le délai de traitement des factures est passé de dix à quatre jours. »
• Comportement : « Ses supérieurs, ses collègues et nos fournisseurs appréciaient sa manière directe, aimable et orientée solutions. »
• Formule finale : « Mme Dupont nous quitte de son propre gré. Nous la remercions vivement de son engagement, regrettons beaucoup son départ et lui souhaitons plein succès, sur le plan professionnel comme personnel. »

Un chiffre comme « de dix à quatre jours » en dit plus que n'importe quel adjectif. Un certificat fait uniquement d'éloges généraux ressemble, pour un lecteur expérimenté, à un certificat de complaisance.

Y a-t-il des codes ?

Les codes secrets vont à l'encontre du principe de clarté, et un employeur ne doit pas formuler une critique de façon que seuls les initiés la comprennent. Les recruteurs lisent pourtant les nuances. « À notre satisfaction » est plus faible que « à notre entière satisfaction », et l'absence de remerciements à la fin se remarque.

Celui qui rédige un certificat devrait donc vérifier que l'appréciation globale, les phrases sur les prestations et la formule finale vont dans le même sens. Celui qui en reçoit un a intérêt à le lire dans son ensemble. S'il manque des remerciements ou des regrets dans un certificat par ailleurs très positif, une question s'impose.

Signature, date et délai

Le certificat est établi par écrit sur papier à en-tête et signé par une personne autorisée, hiérarchiquement supérieure à l'employé, souvent le supérieur direct avec les RH. La signature électronique qualifiée est assimilée à la signature manuscrite (art. 14 al. 2bis CO). Un renseignement oral est une référence, pas un certificat.

Le certificat final porte en général la date de fin des rapports de travail ou une date proche. S'il doit être corrigé, la nouvelle version garde la date initiale, pour qu'aucun litige ne transparaisse. Il n'existe pas de délai légal. L'usage est de remettre le certificat final le dernier jour de travail ou quelques semaines après la demande.

Maladie, absences et motif de départ

Les diagnostics n'ont jamais leur place dans un certificat. Les absences ne sont en principe pas mentionnées. Une longue absence ne peut apparaître que si elle a été si importante par rapport à la durée totale de l'emploi que le certificat donnerait sans elle une image fausse. Le motif de départ ne figure en principe que si l'employé le souhaite. La formule la plus courante est simplement « nous quitte de son propre gré ».

Si le certificat est inexact

Tout commence par une discussion. L'employé indique les passages concrets qui sont faux ou incomplets et propose souvent sa propre formulation. À défaut d'accord, il reste l'action en rectification devant le tribunal compétent, tribunal des prud'hommes ou tribunal du travail selon le canton.

Il n'existe pas de droit à une formulation particulière, l'employeur décide du libellé. Il doit toutefois corriger les faits inexacts, les lacunes importantes et une appréciation globalement trompeuse. Celui qui revendique une évaluation supérieure à la moyenne doit en principe la prouver, et l'employeur doit prouver les faits négatifs.

Liste de contrôle avant de signer

• L'appréciation globale, les phrases sur les prestations et la formule finale concordent-elles ?
• Chaque tâche importante est-elle aussi évaluée ?
• Rien ne se contredit-il, par exemple « autonome » ici et « sous supervision étroite » là ?
• Le texte contient-il des exemples concrets ou des chiffres ?
• Les maladies et les détails de la résiliation en sont-ils absents, sauf accord contraire ?
• La bonne personne signe-t-elle, sur papier à en-tête et avec la bonne date ?

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Dans ZeugnyAI, vous évaluez chaque critère sur une échelle de 1 à 5 et indiquez les tâches. ZeugnyAI en tire le certificat section par section, en français, allemand, italien ou anglais. Pour chaque phrase, vous pouvez demander quelle note elle exprime.

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L'article Certificat de travail en anglais explique dans quelle langue établir le certificat et quand l'employé a droit à une version anglaise.

Information générale, pas un conseil juridique individuel.