Referenzauskunft und Referenzschreiben in der Schweiz: Was erlaubt ist

In der Schweiz rufen viele Arbeitgeber vor einer Anstellung bei früheren Vorgesetzten an. Eine solche Referenzauskunft ist nur mit Zustimmung der Kandidatin oder des Kandidaten zulässig, und sie darf nicht vom Arbeitszeugnis abweichen. Daneben gibt es das schriftliche Referenzschreiben, das im englischsprachigen Raum verbreitet ist und in der Schweiz vor allem bei internationalen Bewerbungen vorkommt.

Drei Dokumente, drei Zwecke

Das Arbeitszeugnis ist ein gesetzlicher Anspruch nach Art. 330a OR. Es ist schriftlich, unterschrieben und muss wahr, wohlwollend, vollständig und klar sein.

Die Referenzauskunft ist meist ein Telefongespräch zwischen dem neuen und dem früheren Arbeitgeber. Einen Anspruch darauf gibt es nicht, weder für die Kandidatin noch für den neuen Arbeitgeber. Der frühere Arbeitgeber kann eine Auskunft auch ablehnen.

Das Referenzschreiben ist ein persönlicher Brief, in dem eine frühere vorgesetzte Person jemanden empfiehlt. Es ist freiwillig und kaum formalisiert. Mehr dazu im Artikel Arbeitszeugnis auf Englisch.

Die Zustimmung

Ein Arbeitgeber darf Daten über Mitarbeitende nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags nötig sind (Art. 328b OR). Eine Referenzauskunft gibt Auskunft über Leistung und Persönlichkeit. Deshalb braucht es dafür die Zustimmung der betroffenen Person, und zwar auf beiden Seiten: Der neue Arbeitgeber darf nur Referenzen einholen, die ihm die Kandidatin genannt hat, und der frühere Arbeitgeber darf nur Auskunft geben, wenn sie einverstanden ist.

In der Praxis heisst das, dass die Kandidatin im Lebenslauf oder im Gespräch Referenzpersonen angibt. Ruft ein Arbeitgeber ohne Rücksprache beim aktuellen Arbeitgeber an, verletzt er den Datenschutz und riskiert im schlimmsten Fall, dass die Kandidatin ihre Stelle verliert.

Was eine Referenzperson sagen darf

Eine Referenzauskunft muss wahr sein und darf inhaltlich nicht vom Arbeitszeugnis abweichen. Wer im Zeugnis eine sehr gute Leistung bescheinigt, kann am Telefon nicht plötzlich von grossen Problemen berichten. Umgekehrt darf die Auskunft das Zeugnis konkretisieren, etwa mit Beispielen zu einem Projekt.

Fragen zu Gesundheit, Privatleben, Schwangerschaft oder Lohn haben in einer Referenzauskunft nichts verloren, ausser die Kandidatin hat ausdrücklich zugestimmt, dass auch der Lohn bestätigt wird.

Tipps für Kandidatinnen und Kandidaten

• Fragen Sie Ihre Referenzpersonen vorher, ob sie bereit sind, und sagen Sie ihnen, für welche Stelle Sie sich bewerben.
• Geben Sie Referenzen erst an, wenn das Interesse konkret ist, nicht schon im ersten Bewerbungsschreiben.
• Nennen Sie Ihren aktuellen Arbeitgeber nur, wenn er von Ihrer Bewerbung weiss.
• Achten Sie darauf, dass Zeugnis und Referenz zusammenpassen. Eine Referenzperson, die Sie lobt, deren Firma Ihnen aber ein mässiges Zeugnis ausgestellt hat, wirft Fragen auf.

Tipps für Arbeitgeber, die eine Auskunft geben

Klären Sie, ob die Kandidatin der Auskunft zugestimmt hat, und lassen Sie sich im Zweifel die Stelle nennen, um die es geht. Bleiben Sie bei Tatsachen und bei dem, was im Zeugnis steht. Halten Sie kurz fest, wann Sie wem welche Auskunft gegeben haben.

Das Arbeitszeugnis zuerst

Eine gute Referenz ersetzt kein gutes Zeugnis. Das Zeugnis liegt jeder Bewerbung bei, die Referenz kommt erst später. Wer sein Zeugnis prüfen oder ein neues schreiben will, findet im Leitfaden zum Arbeitszeugnis in der Schweiz die Grundlagen.

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Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall.