Arbeitszeugnis Schweiz: Der vollständige Leitfaden (Art. 330a OR)

In der Schweiz kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter jederzeit ein Arbeitszeugnis verlangen, während der Anstellung, beim Austritt und noch Jahre danach (Art. 330a OR). Das Vollzeugnis beschreibt die Stelle und beurteilt Leistung und Verhalten. Auf ausdrücklichen Wunsch beschränkt es sich auf Art und Dauer der Anstellung, das ist dann eine Arbeitsbestätigung.

Ein Vollzeugnis muss wahr, wohlwollend, vollständig und klar sein. Was das für den Text bedeutet, steht weiter unten, zusammen mit einem typischen Aufbau und Formulierungsbeispielen.

Rechtsgrundlage

1 Der Arbeitnehmer kann jederzeit vom Arbeitgeber ein Zeugnis verlangen, das sich über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über seine Leistungen und sein Verhalten ausspricht.

2 Auf besonderes Verlangen des Arbeitnehmers hat sich das Zeugnis auf Angaben über die Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses zu beschränken.

Länge, Aufbau und Frist regelt das Gesetz nicht. Die Regeln zum Inhalt stammen aus Rechtsprechung und Lehre. Nach herrschender Lehre verjährt der Anspruch zehn Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses (Art. 127 OR). Für Lernende gilt das Lehrzeugnis nach Art. 346a OR, das von Gesetzes wegen nur Beruf und Dauer der Lehre nennt und Leistung und Verhalten nur auf Verlangen beurteilt.

Wer nur Art und Dauer bestätigt haben möchte, findet eine Vorlage im Artikel Arbeitsbestätigung Schweiz.

Zwischenzeugnis und Schlusszeugnis

Ein Zwischenzeugnis kann jederzeit verlangt werden, eine Begründung braucht es nicht. Typische Anlässe sind ein neuer Vorgesetzter, eine Reorganisation, ein Wechsel innerhalb des Unternehmens oder ein längerer Urlaub. Wer ohne jeden Anlass immer wieder eines verlangt, handelt allerdings rechtsmissbräuchlich.

Das Schlusszeugnis folgt beim Austritt und muss zu einem aktuellen Zwischenzeugnis passen. Fällt es deutlich schlechter aus, muss der Arbeitgeber erklären können, was sich seither verändert hat. Das Zwischenzeugnis steht im Präsens und nennt keinen Austrittsgrund, das Schlusszeugnis steht in der Vergangenheit und endet mit einer Schlussformel.

Was ein korrektes Zeugnis ausmacht

Zuerst muss es wahr sein. Fakten müssen stimmen, und Beurteilungen müssen sich an dem messen, was in der Branche üblich ist. Vermutungen und einzelne Vorfälle gehören nicht hinein.

Es muss wohlwollend sein, also das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren. Ein Anspruch auf ein gutes Zeugnis folgt daraus nicht. Negative Aussagen sind erlaubt, wenn sie zutreffen und für das Gesamtbild wesentlich sind. Geraten Wahrheit und Wohlwollen in Konflikt, geht die Wahrheit vor. Wer einem Mitarbeiter eine Unterschlagung verschweigt, riskiert, gegenüber dem nächsten Arbeitgeber zu haften.

Es muss vollständig sein und die wesentlichen Aufgaben, die Leistung und das Verhalten abdecken. Lesende achten auch auf das, was fehlt. Fehlt jedes Wort zur Zusammenarbeit im Team oder bei einer Führungskraft zur Führung, fällt das auf und wird als Kritik gelesen.

Und es muss klar sein. Floskeln, die Bemühen statt Ergebnis beschreiben, etwa «bemühte sich» oder «zeigte guten Willen», gelten als versteckte Kritik und haben in einem korrekten Zeugnis keinen Platz.

Aufbau

Den Aufbau kann der Arbeitgeber frei wählen. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Titel, «Arbeitszeugnis» oder «Zwischenzeugnis»
2. Vorname, Name und Geburtsdatum, manchmal auch der Heimatort
3. Eintritt, Austritt und Funktion, bei Teilzeit das Pensum
4. ein Satz zum Unternehmen, damit Externe die Stelle einordnen können
5. Aufgaben und Verantwortung, das Wichtigste zuerst, mit Beförderungen und Stellvertretungen
6. Leistung, also Fachwissen, Qualität und Menge der Arbeit, Selbstständigkeit und konkrete Ergebnisse
7. Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitenden und Kundschaft, bei Führungskräften auch die Führung
8. eine Gesamtbeurteilung in einem Satz
9. der Austrittsgrund, grundsätzlich nur auf Wunsch
10. Dank, Bedauern und gute Wünsche
11. Ort, Datum, Unterschriften

Formulierungsbeispiele

Die folgenden Sätze bewegen sich zwischen neutral und gut.

• Aufgaben: «Als Verantwortliche für die Kreditorenbuchhaltung bearbeitete Frau Meier selbstständig rund 600 Rechnungen pro Monat und bereitete die Monatsabschlüsse vor.»
• Leistung: «Sie beherrschte die Abläufe ihres Bereichs souverän und arbeitete auch in Spitzenzeiten genau und verlässlich.»
• Ergebnis: «Auf ihre Initiative hin verkürzte sich die Durchlaufzeit der Rechnungen von zehn auf vier Tage.»
• Verhalten: «Vorgesetzte, Mitarbeitende und unsere Lieferanten schätzten ihre direkte, freundliche und lösungsorientierte Art.»
• Schluss: «Frau Meier verlässt uns auf eigenen Wunsch. Für ihren Einsatz danken wir ihr herzlich, bedauern ihren Weggang sehr und wünschen ihr auf ihrem weiteren Weg beruflich wie privat viel Erfolg.»

Eine Zahl wie «von zehn auf vier Tage» sagt mehr als jedes Adjektiv. Ein Zeugnis, das nur aus allgemeinem Lob besteht, wirkt auf erfahrene Lesende wie ein Gefälligkeitszeugnis.

Gibt es Codes?

Geheime Codes widersprechen dem Grundsatz der Klarheit, und ein Arbeitgeber darf Kritik nicht so verpacken, dass nur Eingeweihte sie verstehen. Abstufungen lesen Personalverantwortliche trotzdem. «Zu unserer Zufriedenheit» ist schwächer als «zu unserer vollen Zufriedenheit», und ein fehlender Dank am Schluss fällt auf.

Wer ein Zeugnis schreibt, sollte deshalb prüfen, ob Gesamtbeurteilung, Leistungssätze und Schlussformel zusammenpassen. Wer eines erhält, liest es am besten als Ganzes. Fehlen Dank oder Bedauern in einem sonst sehr positiven Zeugnis, lohnt sich eine Nachfrage.

Unterschrift, Datum und Frist

Das Zeugnis wird schriftlich auf Firmenpapier ausgestellt und von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben, die in der Hierarchie über der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter steht, oft von der direkten vorgesetzten Person zusammen mit HR. Die qualifizierte elektronische Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 14 Abs. 2bis OR). Eine mündliche Auskunft ist eine Referenz und kein Zeugnis.

Das Schlusszeugnis trägt meist das Austrittsdatum oder ein Datum kurz danach. Muss es korrigiert werden, behält die neue Fassung das ursprüngliche Datum, damit kein Streit sichtbar wird. Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Üblich ist, das Schlusszeugnis am letzten Arbeitstag oder wenige Wochen nach der Anfrage auszuhändigen.

Krankheit, Absenzen und Austrittsgrund

Diagnosen gehören nie in ein Zeugnis. Absenzen werden grundsätzlich nicht erwähnt. Eine lange Abwesenheit darf nur erscheinen, wenn sie im Verhältnis zur gesamten Anstellung so erheblich war, dass das Zeugnis ohne sie ein falsches Bild ergäbe. Der Austrittsgrund steht grundsätzlich nur im Zeugnis, wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das möchte. Am häufigsten heisst es schlicht «verlässt uns auf eigenen Wunsch».

Wenn das Zeugnis nicht stimmt

Am Anfang steht das Gespräch. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter nennt konkrete Stellen, die falsch oder unvollständig sind, und schlägt oft gleich eine eigene Formulierung vor. Kommt keine Einigung zustande, bleibt die Berichtigungsklage beim Arbeitsgericht.

Einen Anspruch auf bestimmte Formulierungen gibt es nicht, über den Wortlaut entscheidet der Arbeitgeber. Korrigiert werden müssen aber falsche Tatsachen, wesentliche Lücken und eine insgesamt irreführende Beurteilung. Wer eine überdurchschnittliche Beurteilung verlangt, muss sie grundsätzlich belegen, negative Tatsachen muss der Arbeitgeber beweisen.

Checkliste vor dem Unterschreiben

• Passen Gesamtbeurteilung, Leistungssätze und Schlussformel zusammen?
• Wird jede wichtige Aufgabe auch beurteilt?
• Widerspricht sich nichts, etwa «selbstständig» hier und «unter enger Anleitung» dort?
• Stehen konkrete Beispiele oder Zahlen drin?
• Fehlen Krankheiten und Kündigungsdetails, sofern nichts anderes vereinbart wurde?
• Unterschreibt die richtige Person, auf Firmenpapier, mit korrektem Datum?

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In welcher Sprache ein Zeugnis ausgestellt wird und wann es Anspruch auf eine englische Fassung gibt, erklärt der Artikel Arbeitszeugnis auf Englisch.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall.